Assistente della direzione generale

Nella mia azienda, appartenente ad un gruppo multinazionale, la figura di assistente alla direzione generale assume particolare rilevanza: il direttore generale “vede” l’azienda attraverso i miei occhi, per cui il mio ruolo è strategico e delicato. Ho una funzione di controllo di tutte le funzioni dello stabilimento, dalla produzione (entrata materia prime, tempi di gestione, numero di reclami), alle risorse umane (numero delle ore lavorate), al controllo diretto di alcune funzioni come centralino e fattorini. Coordino inoltre le trasferte in Italia e all’estero dei dipendenti e gestisco le sale riunioni.

Il mio è un percorso tipico. Ho cominciato come segretaria dell’ufficio estero grazie alle mie conoscenze delle lingue, poi ho fatto un percorso di carriera interna. Essere donna non ha comportato particolari problemi, perché la mentalità in una multinazionale come questa è molto aperta: non ho avuto alcuna pressione per tornare in anticipo dalle mie due maternità.

Il percorso universitario è il migliore, perché occorre un’apertura mentale, una capacità di apprendere e capacità relazionali, che consentano di porsi in modo paritario rispetto alla direzione. Le competenze linguistiche sono indispensabili. L’aggiornamento è fondamentale, ed è favorito dalla moltiplicazione dell’offerta formativa. Molte competenze però si acquisiscono sul campo, affrontando i problemi concreti.

L’informatizzazione ha rivoluzionato il mio lavoro. In pochi anni siamo passati dal telex al telefax, ed è già stato un bel passaggio, oggi poi l’e-mail ha reso tutto più veloce, con un effetto duplice: da una parte ha semplificato il lavoro e dall’altro l’ha reso più complesso. Basta pensare che avendo sedi in tutti i continenti ricevo posta elettronica 24 ore al giorno!

Cosa è importante?
Riservatezza assoluta, equilibrio, autocontrollo. Io sono espansiva, ma debbo controllarmi per avere rapporti paritari e non dimostrare differenze nelle relazioni con i collaboratori.
Capacità organizzativa, perché vengono richieste molte funzioni in una sola persona, da svolgersi contemporaneamente.
Capire le priorità delle azioni da svolgere.
Organizzare il lavoro dei collaboratori: a seconda della loro maturità, dosare il controllo e l’autonomia.
Un suggerimento? L’estrema umiltà e una intima convinzione che si può far bene questo lavoro solo con l’esperienza e che non ci si può improvvisare!

Ho una segretaria alla quale delego parte delle mie funzioni, quelle che prediligo meno, tipo la redazione di testi e tabelle, la realizzazione di documenti per le presentazioni ai meeting internazionali.
Il mio è un incarico tipicamente femminile, perché è richiesta una grande dote di sensibilità, cura dei dettagli ed organizzazione. Essere donna crea magari altri problemi, ma bisogna essere superiori alle dicerie. Occorre conquistare la stima del capo con intelligenza ed equilibrio.

Riesco a conciliare famiglia e lavoro perché ho quattro nonni full-time.
Il mio lavoro mi realizza, mi sento apprezzata, la fiducia della direzione mi dà anche un certo “potere” in azienda. Abbiamo ottenuto un premio internazionale come azienda tra le più sicure d’Europa, con il minor numero di infortuni sul lavoro, è stata una bella soddisfazione. Sono consapevole che se l’azienda ottiene risultati è frutto del lavoro di tutti.